Когда Вы обращаетесь в органы с заявлением, жалобой, письмом,  в Ваших интересах  понимать некоторые моменты.

Грамотно и красиво составить документ может даже не каждый специалист в своем вопросе, для этого нужен опыт, знание предмета обращения и даже я бы сказала, некоторый талант.
Но учесть определенные моменты может любой, который самостоятельно составляет документ.